保育園のおやつ在庫を切らさない
「回転表」の作り方

「おやつが足りない」は当日の15時に発覚する

午後のおやつ準備を始めた調理担当が、保管庫を開けて固まる。「おせんべい、あと1袋しかない」。発注したつもりが抜けていた、先週の行事で多めに使った分が反映されていなかった——理由はさまざまですが、発覚するのはいつも提供直前の15時です。そこから近隣のスーパーに走る、献立を差し替える、園長に報告する。たった1袋の欠品が、現場の30分と信頼を同時に削っていきます。

欠品を繰り返す園には共通点があります。在庫の状態が「担当者の頭の中」にしかないことです。ベテランの記憶力は優秀ですが、休暇・異動・行事イレギュラーには勝てません。

この記事では、記憶を仕組みに置き換える道具として「おやつ在庫回転表」を提案します。A4一枚から始められて、週次5分の運用で欠品と期限切れの両方を抑えられる、現場向けのフォーマットです。

回転表の基本構造 — 1品目1行、5つの列

回転表とは、在庫量の増減と発注のタイミングを1枚で追える管理表です。凝ったシステムは要りません。次の5列で機能します。

ポイントは③の発注点を数字で明文化することです。「少なくなったら頼む」では人によって判断が変わります。「10袋を切ったら発注」なら、新人でもパート職員でも同じ行動が取れます。

発注点の決め方 — リードタイム×消費量+安全余裕

発注点は感覚ではなく、簡単な式で決めます。

発注点 ＝ 納品までの日数 × 1日の平均消費量 ＋ 安全余裕（2〜3日分）

例えば、定員60名の園で1日に小袋おやつを2袋（箱）消費し、業者への発注から納品まで3日かかるなら、「3日×2袋＝6袋」に安全余裕4袋を足して、発注点は10袋。在庫が10袋を切った時点で発注すれば、納品までの間も通常提供が続けられます。

安全余裕は、行事や急な献立変更といった「読めない消費」を吸収するバッファです。遠足や運動会など消費が跳ねる月は余裕を1.5倍にするなど、季節の献立カレンダーと連動させて月初に見直すと精度が上がります。発注先ごとの単価や選定基準はベンダー選定チェックポイントも参考にしてください。

先入れ先出しの徹底 — 棚の並べ方が9割

期限切れ廃棄のほとんどは、「新しく届いた箱を手前に置いた」ことから始まります。防ぐ仕組みは表ではなく棚側に作ります。

ルールは一つだけ。納品したら、既存在庫を手前に引き出し、新しいものを奥に入れる。取り出す人は常に手前から取る。これで自然に古いものから消費されます。回転表には品目ごとに「最短の賞味期限」だけを書いておき、納品のたびに更新します。全部の期限を書こうとすると続かないため、最短1つで十分です。

さらに週次チェックの際、期限まで2週間を切った品に赤丸を付け、翌週の献立で優先的に使い切る「使い切り週間」をルール化すると、廃棄はほぼゼロに近づきます。この延長線にある食品ロス対策の全体像はおやつ食品ロスを減らす回し方で詳しく解説しています。

週次5分の運用ルーティン

回転表は作った瞬間がゴールではなく、回り続けて初めて意味があります。負担を最小にするため、運用は週1回・5分に固定します。

金曜に固定するのは、週明け納品のサイクルに乗せやすいからです。点検者は「調理担当＋もう1名」の2名体制にすると、どちらかが休んでも止まりません。表は保管庫の扉の内側に貼り、ペンを紐で下げておく——この物理的な工夫が、運用の定着をいちばん左右します。

月末には表をスマホで撮影して月次フォルダに保存しておくと、月ごとの消費傾向が振り返れて、児童1人あたりの予算設計の見直し資料にもそのまま使えます。

よくあるつまずきと立て直し方

「記入を忘れる人がいる」——記入を習慣に頼らず、動作に紐づけます。「保管庫から出した人が、その場で正の字を書く」をルールにし、表とペンを扉に固定。書く場所を探す手間をゼロにします。

「表が月の途中でぐちゃぐちゃになる」——月初に新しい表へ書き換える「月次リセット」を前提にしたフォーマットにします。きれいに保つことより、今の在庫が読めることを優先してください。

「結局、担当者しか触らない」——発注の権限と手順（どの様式で誰に送るか）が共有されていないケースがほとんどです。回転表の④列に発注先と手順メモを書き込み、「表を見れば誰でも発注まで完了できる」状態を作ることが、属人化を外す最後のピースです。

在庫管理は地味な仕事ですが、切らさない・余らせないが実現すると、調理現場の心理的余裕が目に見えて変わります。もっと楽しく、もっと賢く——仕組みで現場を軽くしていきましょう。

ペルソナ別おやつTIPS

在庫設計は、園児たちの食べ方のタイプ構成によっても変わります。